Waarom printen nog steeds een plek heeft in de digitale werkplek

Waarom printen nog steeds een plek heeft in de digitale werkplek
In een tijd waarin bijna alles digitaal kan, lijkt printen achterhaald. Contracten ondertekenen, notulen bijhouden en notities opslaan gebeurt allemaal digitaal. Toch zijn printers van Konica Minolta in veel kantoren en thuiswerkplekken nog steeds in gebruik. De verwachting dat papier volledig gaat verdwijnen, lijkt niet realistisch. Sterker nog, we printen nog steeds omdat digitaal werken dit niet altijd kan vervangen. Je leest er meer over in deze blog.

Lezen vanaf papier versus scherm
Ondanks dat we gewend zijn aan het lezen vanaf een scherm, toont onderzoek aan dat lezen op papier zorgt voor een betere concentratie en meer begrip. Vooral bij lange teksten kiezen veel mensen ervoor om een fysieke variant te printen. Denk aan rapporten, lesmateriaal of juridische documenten. Het voorkomt afleiding en geeft een duidelijker overzicht. Ook stelt het de lezer in staat om actief aantekeningen te maken. Een professionele printer bij jou thuis maakt dit daardoor een stuk makkelijker.

Visuele controle en nauwkeurigheid
Bij het controleren van documenten, spreadsheets of ontwerpen waarbij precisie belangrijk is, werkt printen ook altijd goed. Op papier vallen fouten soms eerder op dan op het scherm. Vooral grafisch ontwerpers, redacteurs en projectleiders printen daarom geregeld. Papier zorgt voor focus, terwijl een scherm soms zorgt voor een oppervlakkige beoordeling.

Fysiek archief en wet- of regelgeving
Soms is is een papieren archief in een sector nog vereist of gewenst. Denk aan medische dossiers, juridische stukken of documenten die lang bewaard moeten blijven. Ondanks dat digitaal archiveren ook steeds populairder wordt, zijn er nog steeds situaties waarbij fysieke documenten als betrouwbaarder worden beschouwd.

Ondertekenen, paraferen en presenteren
Niet alle handelingen zijn even handig voor een digitale variant. Een handtekening op papier is namelijk nog steeds formeler en officiëler dan de digitale variant. In overleggen kan een geprinte variant ook de samenwerking bevorderen. Bijvoorbeeld als mensen samen notities maken tijdens een bespreking.

Printgedrag verandert, maar verdwijnt niet
De manier waarop we printen is wel veranderd. Mensen zijn nu namelijk een stuk selectiever in wat ze printen. De meest relevante pagina’s worden nu alleen nog op een fysiek papier gezet. Deze verandering in het printgedrag past beter bij de duurzaamheidsdoelen.

Printen om te structureren
Sommige mensen vinden printen een handige manier om documenten te structureren. Het fysiek vasthouden van informatie helpt bij het verwerken en onthouden. Vooral bij ingewikkelde of nieuwe informatie is papier een handig hulpmiddel. Printen is dan niet alleen een handeling, maar ook een onderdeel van leerprocessen of als hulpmiddel om informatie beter te onthouden.